Project Control

Al suo esordio il Project Control è stato visto come una attività finalizzata a dare risposta alle due principali domande che vengono poste da chi decide di dare corso ad un Progetto:

• il Progetto sarà completato nei tempi previsti?
• il Progetto sarà completato nel rispetto dei costi previsti?

La possibilità di ottenere una risposta a queste domande può contribuire a limitare eventuali stati di ansia ma di per sé non produce alcun valore aggiunto se non è in grado di influenzare le azioni quotidiane di coloro che operano sul Progetto.

Ancora oggi accade che il PROJECT CONTROL sia confuso con alcune forme di Cost Accounting (rilevazione del passato) il cui contributo, in termini di valore aggiunto, è assai modesto.

Nella sua interpretazione più estesa ed attuale, il project control è una disciplina costituita da:

“Un insieme di processi che, interagendo costantemente tra loro, vengono svolti in parallelo nel corso dell’intero ciclo di vita di un Progetto da parte dell’intera comunità interessata alla realizzazione del medesimo; tali processi hanno lo scopo di favorire la ricerca, l’individuazione e l’attuazione delle migliori soluzioni da adottare al fine di ottimizzare il risultato complessivo”.

Variabili controllate

Se generalmente il fine ultimo del Project Control è quello di ottimizzare la redditività complessiva di un progetto (Profitability), i valori che devono essere sottoposti ad un costante controllo sono quelli relativi a tutte le variabili che la determinano.

La variabile che in estrema sintesi esprime la redditività di un progetto è rappresentata dal cash flow generato; le variabili primitive che conducono alla generazione del cash flow, e che pertanto richiedono di essere pianificate e controllate nel corso dell’intero ciclo di vita, sono numerose e sono sia di natura tecnica (quantità prodotte e risorse utilizzate), sia di natura economica (Costi, Ricavi, Fatturato, M.O.L.), sia di natura finanziaria (Incassi, Esborsi).

Una ulteriore variabile cruciale che è posta in relazione con tutte le altre è rappresentata dalla variabile “tempo”.

La teoria e la pratica

La teoria (normalmente circoscritta alla sola variabile “costo”) è nota ed ampiamente trattata, ma raramente riesce ad essere applicata con efficacia senza incontrare difficoltà.

I problemi di ordine pratico che si incontrano sono di diversa natura e si manifestano nelle diverse fasi del ciclo di vita dei progetti:

• Quali sono le entità rispetto alle quali viene esercitata l’attività di stima tecnica?

• Quali sono le entità rispetto alle quali viene effettuata l’attività di stima tecnico-economica?

• Quali sono le entità rispetto alle quali viene effettuata l’attività di Budget e Controllo Operativo?

• Come si fa ad assicurare la coerenza tra i valori definiti con le stime tecnico-economiche ed i valori pianificati in fase di budget?

• Quale metodologia si deve utilizzare per posizionare dinamicamente nel tempo (time phasing) le variabili sottoposte al processo di pianificazione e controllo?

1. valorizzazione delle attività programmate?
2. datazione dei valori previsti?
3. mista?

• Quali sono le entità rispetto alle quali viene effettuata la Stima a Finire (ETC);

• Quali sono le metodologie da adottare (in funzione delle diverse entità pianificate) per effettuare la stima a finire delle stesse?

• Come si fa a rendere congruenti (sincroni) i Valori Attuali (AV) con i relativi Valori Stimati a Finire (ETC) per ottenere dei corretti Valori Finali Previsti (EAC)?

• Quali sono le entità che rappresentano il punto di contatto tra il sistema di Project Control ed il sistema di Accounting?

• …

Un parere autorevole in merito alla differenza esistente tra la teoria e la pratica è stato espresso anche da parte di Ginette B. Basak - Past President ICEC (International Cost Engineering Council):

“In a perfect world everything functions as it should.

In real world of project control, the tale is often less than perfect with numerous obstacles and disappointments.

A recent survey confirmed that half of the responding organization are struggling with their project control functions

Experienced project control professionals know “what should be done” to manage and control project successfully. However, simply knowing what should be done is not enough.

Why is there a gap between project control theory and actual practice? And what measure can be taken to eliminate or at least minimize negative impacts? “