Soluzione metodologica

Nel corso dello sviluppo di un progetto coesistono numerosi processi paralleli alcuni dei quali sono finalizzati alla Realizzazione ed altri sono finalizzati alla Pianificazione e Controllo. Tali processi, che si influenzano reciprocamente, creano una situazione nella quale “in ogni momento tutto è in movimento”.

La soluzione metodologica individuata ha lo scopo di intercettare tempestivamente, e senza soluzione di continuità, tutti i fenomeni che comportano modifiche ai “Piani a finire” dei Progetti, nel corso dell’intero ciclo di vita degli stessi.

I processi di Pianificazione e Controllo di un Progetto hanno l’obiettivo di definire e controllare numerose variabili tecniche ed economiche che, nel loro insieme, forniscono indicazioni sullo stato di salute del Progetto e che, nel corso del tempo, assumono un livello di precisione e di affidabilità crescenti.

I processi di Pianificazione e Controllo sono di due tipi: Continui e Discreti.

- I Processi Continui (orizzontali) si sviluppano senza soluzione di continuità durante l’intero ciclo di vita del Progetto dalla fase di studio di fattibilità alla fase di chiusura.

- I Processi Discreti (verticali) si svolgono sporadicamente, raccolgono le informazioni rese disponibili dai processi orizzontali e producono dei Piani (in revisioni successive) che sono riferiti ad una certa data e che descrivono l’andamento di tutte le variabili controllate sia per il passato, sia per il futuro.

Il meccanismo del “passaggio di stato”

Nell’ambito del Cost Control, la principale grandezza che è oggetto di osservazione continua dal primo all’ultimo giorno, è rappresentata dal Costo Finale Previsto (EAC). Nel corso del ciclo di vita di un progetto, tale grandezza varia senza soluzione di continuità e ciò accade sia per il suo valore assoluto sia per la sua “composizione”.

Nelle fasi iniziali (valutazione ed avvio del Progetto) il grado di definizione è normalmente grossolano sia dal punto di vista della Progettazione (che cosa deve essere realizzato), sia dal punto di vista della Pianificazione (come e quando sarà realizzato) e, di conseguenza, il valore del Costo Finale Previsto è costituito prevalentemente da Costi Stimati (Estimated).

Con il progredire del grado di definizione del Progetto, una parte dei costi precedentemente stimati cambiano il proprio “stato” trasformandosi in Costi Pianificati (Planned) incrementando sia il grado di attendibilità, sia il grado di riconoscibilità in fase di controllo.

Successivamente, nel momento in cui le attività pianificate vengono assegnate a coloro che dovranno realizzarle, i Costi Pianificati si trasformano in Costi Impegnati (Committed) incrementando l’attendibilità della stima ad essi attribuita.

Un ulteriore cambiamento di stato avviene nel momento in cui le attività assegnate vengono realizzate ed i relativi costi impegnati si trasformano in Costi Maturati (Actual).

Nel corso del ciclo di vita del Progetto, la composizione percentuale del Costo Finale Previsto (EAC) varia in continuazione incrementando il proprio grado di attendibilità e diminuendo il grado di agibilità sui costi residui (ETC).

In ogni momento del ciclo di vita di un Progetto, il valore dei Costi a Finire (ETC) è composto da tre addendi:

-  Il Costo Stimato Residuo (da Pianificare);

-  Il Costo Pianificato Residuo (da Impegnare);

-  Il Costo Impegnato Residuo (da Maturare).

L’attività di “ristima” (o aggiornamento) del valore dei Costi a Finire (ETC) e, di conseguenza, della previsione del Costo Finale Previsto (EAC) di un progetto consiste nell’intervenire sulle quote residue di Preventivato, Pianificato ed Impegnato a seguito delle variazioni tecniche o realizzative intervenute.

La distribuzione temporale del Costo Finale Previsto (EAC)

Se la determinazione del Valore del Costo Finale Previsto rappresenta un fattore chiave nell’ambito della disciplina del Cost Control, non meno rilevante è la determinazione della collocazione temporale del medesimo.

La collocazione nel tempo (time phasing) dei Costi Maturati (AC) e dei Costi a Finire (ETC), consente di stabilire le ricadute economiche (competenze) relative ai singoli periodi interessati (mesi, trimestri, anni).

In funzione dell’orizzonte temporale (breve, medio, lungo periodo) e della composizione (Costi Consuntivati, Costi Impegnati, Costi Pianificati, Costi Stimati), la previsione è caratterizzata da un diverso grado di attendibilità.